Guida per le attività

Registrarsi come negozio richiede pochi minuti. Hai 14 giorni di prova gratuita con accesso completo a tutte le funzionalità e senza limiti di operatori e servizi (come nel piano Business), senza carta di credito richiesta. Alla scadenza scegli il piano: se hai attivato più operatori o servizi di quanti ne preveda, ti chiediamo di disattivarne alcuni prima di completare l'acquisto.

Come ti registri

1. Apri l'app Prenoty, tocca Crea Account e in Tipo di account scegli Negoziante
2. Inserisci i tuoi dati personali (nome, cognome, email, password, telefono) e i dati del negozio (nome, categoria, indirizzo)
3. Verifica l'email inserendo il codice a 6 cifre che ricevi
4. Accedi e completa la configurazione del negozio

Setup iniziale (consigliato in quest'ordine)

1. Configura gli orari di apertura e le pause
2. Crea i tuoi servizi (nome, durata, prezzo)
3. Crea gli operatori e indica chi può fare cosa
4. Aggiungi foto del negozio (max 3, la prima diventa cover)
5. Compila descrizione, sito, Instagram, Facebook

Il tuo negozio compare ai clienti appena hai almeno un giorno di apertura con orario e un operatore attivo con almeno un servizio prenotabile dai clienti. Prima di allora non compare nella ricerca e sulla scheda i clienti leggono che il negozio non accetta prenotazioni online.

Al primo avvio, il telefono ti chiede se vuoi ricevere le notifiche: accettale. Sono il modo più veloce per sapere quando arriva una nuova prenotazione o una cancellazione per oggi o domani, e quando un cliente ti scrive in chat.

L'Anteprima Negozio ti mostra la stessa scheda che vedono i clienti, divisa in 4 tab.

• Info — orari di apertura (con badge "Aperto ora" / "Chiuso ora") e festività programmate
• Team — operatori con foto, ruolo e servizi che possono erogare
• Servizi — nome, durata e prezzo
• Contatti — telefono, email, sito, Instagram, Facebook

In alto vedi il nome, la valutazione media e il numero di recensioni (toccala per aprire l'elenco).

Sotto vedi anche il banner abbonamento se sei in prova, se la scadenza è vicina o se il piano è scaduto (vedi sezione 13): non esistono stati intermedi, conta solo la data di scadenza.

Menu laterale

Da qui accedi a tutte le altre sezioni: Calendario, Nuova Prenotazione, Anteprima Negozio, Gestione Negozio (servizi, operatori, orari, festivi, impostazioni), Clienti, Statistiche, Messaggi, Abbonamento, Profilo, Impostazioni. Le recensioni si aprono toccando la valutazione in Anteprima Negozio.

Il calendario è il cuore operativo. Mostra le prenotazioni dell'operatore selezionato. Quando un cliente prenota o annulla per oggi o domani ricevi subito una notifica push; per gli appuntamenti più avanti nel tempo non arriva nessun avviso, li trovi in calendario. Il calendario si aggiorna da solo ogni 5 minuti e ogni volta che lo riapri.

Viste disponibili

• Giornaliera — colonna unica per ora con tutte le prenotazioni del giorno. Una linea evidenzia l'ora attuale e si sposta ogni minuto.
• Settimanale — griglia 7 giorni × ore con scorrimento orizzontale e verticale sincronizzati.

Navigare

In alto trovi la settimana: tocca un giorno per aprirlo e usa le frecce per passare alla settimana precedente o successiva. Con Seleziona operatore scegli di quale operatore vedere l'agenda.

Colori delle prenotazioni

• Arancione — In programma
• Verde — Completata (diventa verde da sola quando l'appuntamento è finito)
• Rosso — NoShow (cliente non presentato), e anche chiusure, festivi, assenze e pause

Le prenotazioni cancellate spariscono dal calendario.

Azioni su una prenotazione

Tocca la card di una prenotazione per aprire i dettagli e:

• Aprire la Chat col cliente (non per le prenotazioni inserite a mano)
• Modificare data, orario, servizio o operatore (finché non è completata o segnata come no-show)
• Eliminare la prenotazione prima che inizi (il cliente riceve notifica push ed email e la ritrova nel suo storico come "Annullata dal negozio", con il motivo facoltativo che scrivi)
• Segnare NoShow dopo l'orario di inizio, se il cliente non si presenta (vedi sezione 12)

Non c'è un pulsante per completare: a fine orario la prenotazione diventa Completata da sola, e da lì il cliente può lasciare la recensione.

Se un cliente ha eliminato il suo account, le sue prenotazioni passate restano in agenda con nome e cognome ma senza telefono e indirizzo: chat e no-show non sono più disponibili.

Creare una prenotazione manuale (per chi prenota a voce/telefono)

1. Tocca Nuova Prenotazione
2. Wizard guidato in 6 passaggi: cliente → data → servizio → operatore → orario → riepilogo
3. Nel primo passaggio inserisci nome e cognome del cliente (obbligatori) e, se vuoi, il telefono
4. Controlla il riepilogo e conferma

I servizi sono ciò che i clienti possono prenotare. Ogni servizio ha nome, durata e prezzo; quali operatori lo eseguono si sceglie dalla scheda di ogni operatore.

Creare un servizio

1. Vai su Gestione Negozio > tab Servizi > Aggiungi servizio
2. Compila: Nome, Durata (in minuti) e Prezzo; se serve, attiva una Fascia oraria o Solo per il negozio (non visibile ai clienti)
3. Salva

Modifica e cancellazione

Se cancelli un servizio con prenotazioni future attive, il sistema ti avvisa prima e ti mostra l'impatto. Le prenotazioni che dipendono dal servizio vengono cancellate automaticamente con notifica al cliente.

Gli operatori sono le persone che erogano i servizi. Ogni operatore ha l'elenco dei servizi che può fare e (opzionale) una foto, e lavora negli orari di apertura del negozio.

Creare un operatore

1. Vai su Gestione Negozio > tab Operatori > Aggiungi operatore (serve almeno un servizio già creato)
2. Inserisci nome, cognome, foto (opzionale)
3. Spunta i servizi che questo operatore può eseguire (almeno uno)
4. Salva

Ferie, permessi o giorni fissi di riposo si inseriscono come assenze dell'operatore: una tantum o ricorrenti, tutto il giorno o solo alcune ore, sempre dentro gli orari di apertura del negozio.

Disattivare un operatore

Se disattivi un operatore con prenotazioni future, il sistema te lo segnala prima. Le sue prenotazioni future vengono cancellate e i clienti ricevono una notifica push ed email.

Orari settimanali

Da Gestione Negozio > tab Orari imposti, per ogni giorno della settimana, gli orari di apertura/chiusura e le eventuali pause (es. pausa pranzo). Puoi avere orari diversi per ogni giorno.

Quando modifichi gli orari, il sistema verifica se ci sono prenotazioni che cadono fuori dai nuovi orari: prima di salvare vedi quali prenotazioni verranno cancellate.

Festivi e chiusure straordinarie

1. Vai su Gestione Negozio > tab Festivi > Aggiungi festivo
2. Seleziona la data (un giorno per volta)
3. Indica il motivo (obbligatorio, max 30 caratteri, visibile ai clienti)
4. Se chiudi solo in certe ore, attiva Chiusura parziale
5. Attiva Ricorrente ogni anno per le chiusure a data fissa (Natale, Ferragosto); le festività a data mobile come Pasqua vanno inserite ogni anno
6. Salva

Le prenotazioni esistenti nelle date di chiusura vengono cancellate automaticamente e i clienti ricevono notifica push.

In Gestione Negozio > tab Impostazioni trovi 3 sezioni: Media, Prenotazioni, Comunicazioni.

Tab 1 — Media e descrizione

• Foto del negozio — fino a 3 foto. La prima è la cover (badge "Principale"); puoi cambiare la cover toccando un'altra foto e confermando.
• Descrizione — max 100 caratteri, visibile sulla scheda pubblica
• Sito web, Instagram, Facebook — link cliccabili dai clienti

Tab 2 — Prenotazioni

• Profondità calendario — quanti giorni in avanti i clienti possono prenotare. Valori ammessi: settimane intere da 7 a 49 giorni (7, 14, 21, 28, 35, 42, 49 o 56; default 7). Le scorciatoie arrivano a 28, oltre scrivi il numero. Più giorni = più visibilità a lungo termine ma anche più prenotazioni coinvolte se poi cambi orari o chiudi per ferie.
• Soglia no-show — dopo quanti no-show un cliente viene bloccato automaticamente. Valori ammessi: 2, 3, 4 o 5 (default 3). Una soglia bassa (2) è severa, alta (5) è permissiva. Puoi cambiarla quando vuoi: prima di salvare vedi quali clienti verranno sbloccati o bloccati e quali prenotazioni verranno cancellate. Se la alzi, chi era bloccato e ora è sotto la nuova soglia viene sbloccato ma mantiene i no-show già presi (es. 3 su 5) e riceve una notifica, o un'email se non ha le notifiche attive. Se la abbassi, chi la raggiunge viene bloccato subito, anche se l'avevi appena sbloccato alzandola.

Tab 3 — Comunicazioni

• Messaggio broadcast — invia una notifica push a tutti i tuoi clienti registrati (es. promo, cambio orari, riapertura dopo le ferie)

Dal Profilo modifichi nome del negozio, tipo di attività, modalità del servizio, telefono e indirizzo; l'email resta quella con cui ti sei registrato, perché identifica l'account. Cambiare il tipo di attività non cambia la modalità (in sede o a domicilio), che ha la sua voce. L'indirizzo si compila digitando in un unico campo, il sistema completa con la mappa.

La sezione Clienti mostra i clienti registrati su Prenoty che hanno completato almeno un appuntamento presso il tuo negozio (e quelli che hai bloccato). Le prenotazioni inserite a mano non creano un cliente in questa lista.

Per ogni cliente vedi

• Nome, cognome e foto profilo
• Numero totale di prenotazioni fatte da te
• Data dell'ultima visita
• Numero di no-show accumulati (in arancione se > 0)
• Badge Bloccato se hai raggiunto la soglia (sezione 12)

Azioni

• Chat per scrivergli direttamente
• Blocca un cliente a mano
• Sblocca un cliente bloccato (azzera anche il conteggio dei no-show)

Esporta clienti (GDPR Art. 20)

Bottone Esporta clienti Excel (GDPR) sotto la barra di ricerca. Scarica un foglio Excel (.xlsx), apribile direttamente in Excel/Google Sheets, con tutti i dati dei tuoi clienti registrati: nome, cognome, email, telefono, totale prenotazioni, completate, cancellate, no-show, spesa totale, ultima prenotazione, stato blocco. Conforme al diritto di portabilità dati (GDPR Art. 20): puoi importarlo nel tuo gestionale di contabilità o mailing offline.

Da Statistiche hai i KPI del tuo negozio sul periodo scelto, calcolati ogni volta che apri la pagina (o la trascini in basso per aggiornarla), con confronto col periodo precedente.

Periodi disponibili

• Settimana (ultimi 7 giorni)
• Mese (ultimi 30 giorni, default)
• Anno (ultimi 12 mesi)

KPI in alto

• Prenotazioni completate (con variazione % vs periodo precedente)
• Fatturato (con variazione %)
• Recensioni — punteggio medio (con variazione %)
• Agenda occupata — % degli slot disponibili occupati da prenotazioni completate
• Clienti abituali — % di clienti che tornano (con conteggio assoluto)
• NoShow — % di appuntamenti con cliente non presentato

Tab di approfondimento

• Panoramica — confronto col periodo precedente + grafico a barre delle prenotazioni nel tempo (giorno per giorno se settimana/mese, mese per mese se anno)
• Servizi — top 5 servizi più richiesti (a barre, con percentuale) e top 5 servizi per fatturato
• Team — performance per operatore (prenotazioni, fatturato, valutazione media). Le prenotazioni rimaste senza operatore (es. operatori cancellati) sono mostrate a parte.
• Orari — fasce orarie più richieste (mattina, pranzo, pomeriggio, sera)

Esportazione

In alto, accanto al selettore di periodo, c'è il bottone Esporta PDF: genera un report con tutti i KPI e le tabelle del periodo, comodo da archiviare o portare al commercialista.

La chat ti permette di comunicare con i tuoi clienti direttamente dall'app: niente WhatsApp dispersi, tutto resta archiviato nella conversazione.

Come ricevi i messaggi

Quando un cliente ti scrive ricevi una notifica push e un indicatore nel menu Messaggi. La conversazione resta attiva: puoi rispondere quando vuoi. La chat funziona in tempo reale — vedi i messaggi del cliente comparire appena li invia.

Iniziare una conversazione

Puoi avviare una chat da:

• Dettaglio prenotazione (pulsante Chat in basso; non disponibile per le prenotazioni inserite a mano)
• Clienti (pulsante Chat accanto al cliente)

Al momento la chat è solo testuale: niente foto/allegati. Se il cliente ti chiede una foto-riferimento, chiedigli di portarla all'appuntamento.

Best practice

• Rispondi entro 24h: i clienti che ricevono risposte rapide ritornano di più
• Conferma sempre le modifiche di orario via chat (lascia traccia scritta)
• Usa la chat anche per piccole comunicazioni di servizio (es. "Domani arrivo con 5 minuti di ritardo")

Le recensioni alimentano la tua reputazione su Prenoty. Vengono pubblicate solo dai clienti che hanno completato un appuntamento con te (no recensioni anonime, no review bombing).

Visualizzare

Tocca la valutazione in Anteprima Negozio per vedere tutte quelle ricevute, con filtri e ordinamento. La media complessiva è mostrata sulla tua scheda pubblica e nei risultati di ricerca.

Rispondere

1. Sotto la recensione tocca Rispondi
2. Scrivi la risposta (visibile pubblicamente sotto la recensione)
3. Tocca Invia

Il cliente riceve una notifica push quando rispondi. Importante: una volta che rispondi, il cliente non può più cambiare il voto. Tu puoi modificare la tua risposta entro 24 ore; dopo diventa definitiva.

Recensioni offensive o false

Se ricevi una recensione che ritieni diffamatoria, off-topic o palesemente falsa, tocca Segnala sotto la recensione: la moderazione la esamina e interviene se viola i Termini di Servizio. Una recensione negativa ma argomentata invece resta — è utile alla community e dimostra trasparenza.

Consigli

• Rispondi sempre, sia alle positive che alle negative — i futuri clienti leggono soprattutto le risposte
• Per le negative: professionale, breve, soluzionista. Mai difensivo o aggressivo
• Per le positive: ringrazia in modo personale, non con copia-incolla

Il sistema no-show ti aiuta a gestire automaticamente i clienti che non si presentano agli appuntamenti.

Segnalare un no-show

1. Apri la prenotazione (In programma o Completata, dopo l'orario di inizio; non per quelle inserite a mano)
2. Tocca NoShow
3. Vedi quale numero di no-show è per questo cliente presso di te e, se si arriva alla soglia, l'avviso che verrà bloccato
4. Conferma

Il cliente riceve una notifica push ("No-show registrato"; al penultimo, "Attenzione: ultimo avviso"), o la stessa frase via email se non ha le notifiche attive.

Soglia e blocco automatico

Quando il cliente raggiunge la Soglia no-show configurata in Gestione Negozio > Impostazioni (default 3, modificabile fra 2 e 5):

• Viene bloccato automaticamente per il tuo negozio
• Le sue prenotazioni future presso di te vengono cancellate
• Riceve la notifica push del blocco (o un'email se non ha le notifiche attive) e, se aveva prenotazioni, un'email con l'elenco di quelle cancellate
• Non può prenotare di nuovo presso di te finché non lo sblocchi
• Il blocco vale per l'account: se il cliente cancella il suo account e ne crea uno nuovo riparte da zero (i termini glielo vietano). I suoi vecchi no-show restano in agenda con nome e cognome: se lo riconosci puoi bloccarlo di nuovo da Clienti
• Se poi alzi la soglia e il cliente torna sotto, viene sbloccato e mantiene i no-show già presi: con il prossimo si avvicina di nuovo al blocco (al penultimo riceve l'ultimo avviso)

Importante: il blocco è per-negozio, non globale. Un cliente bloccato da te può comunque prenotare presso altri negozi. Questo perché ogni negozio ha politiche diverse di tolleranza.

Sbloccare

Da Clienti > tocca il cliente bloccato > Sblocca. Il conteggio dei no-show viene azzerato e può prenotare di nuovo. Il cliente riceve una notifica, o un'email se non ha le notifiche attive; lo stesso vale quando approvi o rifiuti una sua richiesta di sblocco.

In valutazione per il futuro: deposito con carta a fronte di prenotazione (per ridurre i no-show prima ancora che accadano) e lista d'attesa automatica per riempire slot liberati da cancellazioni last-minute. Sono nella roadmap, ma non c'è ancora una data di rilascio confermata.

Come funziona l'abbonamento

Nessuna "fase" o stato complicato: conta solo una data, la scadenza del tuo abbonamento.

• Prova gratuita — 14 giorni con tutte le funzioni sbloccate, nessuna carta richiesta. La scadenza è fissata a 14 giorni dalla registrazione.
• Piano attivo — finché la data di scadenza non è passata l'abbonamento è attivo: il negozio è visibile in ricerca, accetti prenotazioni e gestisci tutto normalmente. In prova, o se hai disattivato il rinnovo e la scadenza è vicina, un banner ti mostra i giorni rimanenti. Al rinnovo la scadenza si sposta automaticamente in avanti.
• Rinnovo automatico — con un piano a pagamento è Stripe a gestire l'addebito e gli eventuali ritentativi. La data "si rinnova il…" che vedi è quella del prossimo addebito reale.
• Scaduto — se la scadenza passa senza rinnovo il negozio non è più visibile nella ricerca e non accetta nuove prenotazioni (resta solo nei preferiti di chi lo aveva salvato). Le prenotazioni già prese restano valide e vengono onorate: non vengono cancellate. Finché non riattivi un piano puoi usare solo la sezione Abbonamento: le altre sezioni sono bloccate. Ti basta riattivare un piano per tornare visibile.

Il piano scelto (Starter, Pro, Business) determina solo i limiti di operatori e servizi. Un eventuale piano "gratis a vita" assegnato dallo staff resta sempre attivo a prescindere dalla scadenza.

Come si attiva un piano

1. Vai su Abbonamento: i piani sono sotto Scegli il tuo piano
2. Confronta i 3 piani (Starter, Pro, Business) con toggle Mensile/Annuale
3. Tocca Abbonati sul piano che preferisci
4. Si apre Stripe Checkout nel browser: inserisci la carta e conferma
5. Tornando all'app vedi Piano [Nome] — Attivo con la data del prossimo rinnovo

Carta, fatture, cambio piano, disdetta

Da Abbonamento > Gestisci pagamento e fatture apri il portale clienti Stripe nel browser, dove puoi:

• Aggiornare il metodo di pagamento
• Scaricare le fatture (PDF) per la tua contabilità

Direttamente nella sezione Abbonamento trovi invece:

• Cambia piano — il passaggio a un piano superiore è immediato (la differenza per i giorni rimanenti va nella fattura successiva); quello a un piano inferiore parte a fine periodo
• Disdici abbonamento — resta attivo fino a fine periodo già pagato, poi scade: il negozio esce dalla ricerca e non accetta nuove prenotazioni finché non riattivi un piano

Mensile vs annuale

Il pagamento annuale è in unica soluzione (non rateizzato) e ti fa risparmiare l'equivalente di 2 mesi gratis (~17% di sconto).

Tutti i piani includono il trial di 14 giorni e 0% commissioni sulle prenotazioni. Sempre.

Per chi è ogni piano

• Starter — freelance o titolare che lavora da solo (parrucchiere/barbiere/estetista). Tipicamente 30-80 prenotazioni/mese.
• Pro — piccolo salone con 2-3 collaboratori. Tipicamente 80-200 prenotazioni/mese. Il più scelto.
• Business — saloni grandi, centri benessere, catene con 4+ operatori. Tipicamente 200+ prenotazioni/mese.

Vai alla pagina /pricing per vedere il dettaglio piani con il toggle Mensile/Annuale.

Probabilmente il primo cliente che ti ha suggerito su Prenoty (vedi sezione 9 della Guida Utenti) sta aspettando il tuo primo pagamento per ricevere una gift card 20€. Quando attivi un piano:

Cosa succede dopo il tuo primo pagamento

1. Il pagamento del tuo primo abbonamento va a buon fine (la prova gratuita non vale, serve un pagamento reale)
2. Il sistema cerca il primo cliente che ti aveva suggerito (riconoscimento automatico tra la sua segnalazione e la tua iscrizione)
3. Se lo trova, il team Prenoty viene avvisato
4. Il team invia al cliente la gift card Amazon da 20€ via email, con un'email di conferma

A chi va il bonus

• Va solo al primo cliente che ti ha suggerito (ordine cronologico). Se 5 clienti diversi ti avevano suggerito, vince chi ha mandato la segnalazione per primo.
• Massimo 1 bonus per negozio: solo dal tuo primo pagamento parte la gift card.

Vantaggio per te

• Hai un cliente reale che ti aspettava sulla piattaforma — è un cliente ad alta affinità, probabilmente prenoterà subito
• Word-of-mouth qualificato: funziona meglio del marketing tradizionale a freddo
• Costo per te: zero. Il bonus lo paga Prenoty.

Se nessuno ti aveva suggerito (ti sei iscritto in autonomia), nessun bonus viene erogato — tutto procede normalmente.